Phần mềm quản lý tour thông minh: 6 Giải pháp giảm rủi ro

PHẦN MỀM QUẢN LÝ TOUR: QUY TRÌNH CHUẨN TỪ A-Z CHO NGƯỜI MỚI

Bắt đầu số hóa doanh nghiệp lữ hành thường mang lại nhiều bỡ ngỡ cho đội ngũ nhân sự quen với phương thức làm việc truyền thống. Việc áp dụng phần mềm quản lý tour giúp thiết lập một quy trình làm việc bài bản, liên kết chặt chẽ và logic giữa các phòng ban. Dưới đây là 6 bước vận hành chuẩn từ A-Z trên hệ thống Nhanh Travel được thiết kế tối giản dành riêng cho người mới bắt đầu.

1. Tiếp nhận Booking và khởi tạo hồ sơ khách hàng (Sales)

Mọi giao dịch lữ hành đều bắt đầu từ khâu tư vấn. Thay vì ghi chép ra sổ tay hay file Excel rời rạc, nhân viên Kinh doanh (Sales) sẽ nhập trực tiếp thông tin khách hàng (Họ tên, số điện thoại, nhu cầu tuyến điểm) vào hệ thống CRM của nền tảng.

Thao tác trên phần mềm quản lý tour giúp tự động hóa việc kiểm tra tình trạng chỗ trống (Availability) của các dịch vụ. Nếu khách chốt hợp đồng, Sales chỉ cần một cú click chuột để chuyển trạng thái từ "Báo giá" sang "Đã chốt Booking". Toàn bộ dữ liệu này sẽ lập tức được đẩy sang màn hình của bộ phận Kế toán.

Giao diện tiếp nhận thông tin khách hàng và chốt đơn hàng tự động.

2. Xử lý thanh toán cọc và xuất phiếu thu (Kế toán)

Để một Booking có hiệu lực triển khai thực tế, khách hàng cần thanh toán khoản tiền cọc (Deposit) theo quy định. Kế toán lữ hành sẽ nhận được thông báo tự động từ hệ thống ngay khi Sales xác nhận đơn hàng, loại bỏ bước truyền đạt thông tin qua nhóm chat.

Sau khi tiền được ghi nhận vào tài khoản ngân hàng, kế toán tiến hành lập phiếu thu trực tiếp trên phần mềm quản lý tour. Phiếu thu này được gắn liền với mã Booking cụ thể. Hệ thống sẽ tự động trừ lùi số tiền công nợ và cập nhật trạng thái "Đã thanh toán cọc" để bộ phận Điều hành tiếp quản.

3. Phân bổ dịch vụ và đặt chỗ nhà cung cấp (Điều hành)

Bộ phận Điều hành (Operation) tiếp nhận danh sách khách hàng đã hoàn tất thủ tục tài chính để tiến hành đặt dịch vụ thực tế. Các hạng mục bao gồm: xe khách, vé máy bay (Ticketing), khách sạn lưu trú và các đối tác Landtour tại địa phương.

Sử dụng phần mềm quản lý tour Nhanh Travel, điều hành viên dễ dàng trích xuất danh sách chia phòng (Rooming list) và gửi yêu cầu đặt chỗ (Booking Request) đến các nhà cung cấp chỉ trong vài phút. Mọi email xác nhận (Confirmation) từ đối tác đều được đồng bộ và lưu trữ minh bạch trên hệ thống, ngăn chặn rủi ro thất lạc.

Điều hành viên trích xuất Rooming list và đặt chỗ với nhà cung cấp.

4. Chốt danh sách đoàn và bàn giao Hướng dẫn viên

Ngay trước ngày đoàn khởi hành, bộ phận Điều hành chốt danh sách đoàn chính thức (Final List). Đây là lúc hệ thống phát huy tối đa sức mạnh tổng hợp dữ liệu, đảm bảo không bỏ sót bất kỳ yêu cầu đặc biệt nào của khách như: chế độ ăn chay, dị ứng hải sản hay hỗ trợ y tế.

Đồng thời, ứng dụng phần mềm quản lý tour cho phép xuất phiếu bàn giao công việc trực tuyến cho Hướng dẫn viên (Tour Guide). Thay vì in ấn hàng xấp giấy tờ, Hướng dẫn viên nhận đầy đủ lịch trình chi tiết, danh sách khách và quỹ tiền mặt tạm ứng (Cash advance) ngay trên ứng dụng di động.

Hướng dẫn viên nhận danh sách đoàn và tạm ứng chi phí qua App di động.

5. Giám sát tiến độ tour và xử lý phát sinh thực tế

Khi đoàn khách đang di chuyển trên tour, việc duy trì liên lạc và kiểm soát chất lượng dịch vụ là ưu tiên sống còn. Trưởng đoàn sẽ sử dụng App điều hành trên điện thoại di động để báo cáo tình hình mỗi ngày về trung tâm chỉ huy tại văn phòng.

Nếu có bất kỳ khoản chi phí phát sinh (Extra cost) nào như mua thêm vé tham quan, tiền bồi dưỡng (Tip) hoặc thay đổi thực đơn, Hướng dẫn viên sẽ cập nhật biên lai ngay lên phần mềm quản lý tour. Ban quản lý có thể xét duyệt chi phí ngay lập tức từ xa, đảm bảo tiến độ phục vụ khách không bị gián đoạn.

6. Quyết toán tour tự động và chăm sóc sau chuyến đi

Sau khi tour kết thúc, quy trình hạch toán tài chính cần diễn ra nhanh gọn và chính xác. Hướng dẫn viên hoàn ứng các chứng từ giấy, kế toán đối chiếu hóa đơn và bấm nút xuất báo cáo lãi/lỗ (P&L) cho từng mã đoàn mà không cần dùng đến máy tính cầm tay.

Cuối cùng, hệ thống phần mềm quản lý tour tự động kích hoạt chiến dịch gửi email cảm ơn và biểu mẫu khảo sát mức độ hài lòng (Feedback) đến khách hàng. Dữ liệu đánh giá này được lưu lại hồ sơ CRM, làm nền tảng triển khai các chiến dịch Remarketing bán chéo sản phẩm (Cross-sale) trong các mùa vụ tương lai.

Bảng đối chiếu doanh thu, chi phí và xuất báo cáo lãi/lỗ tự động.

Liên hệ triển khai giải pháp số Nhanh Travel:

• Hotline: 0909 991 205

• Website: nhanhtravel.vn