Phần mềm du lịch tốt cần đủ yếu tố gì?

Phần mềm du lịch hiện nay đang là giải pháp hàng đầu mà hầu như mọi doanh nghiệp du lịch đều đang quan tâm. Tuy nhiên thì việc lựa chọn sản phẩm phù hợp với doanh nghiệp của mình, để có thể giải quyết được “nỗi đau”, có quy trình làm việc chuyên nghiệp và có thể theo suốt được hành trình dài không phải là điều dễ dàng. Vậy hãy cùng Nhanh Travel tìm hiểu phần mềm du lịch tốt cần đủ yếu tố gì trong bài viết dưới đây.

Phần mềm du lịch tốt cần các yếu tố như thế nào?

Dưới đây chính là các yếu tố để nói lên một phần mềm du lịch tốt, cụ thể như sau:

#1 Phần mềm du lịch phù hợp với quy mô của doanh nghiệp

Đầu tiên là cần phù hợp với quy mô của doanh nghiệp, việc này đóng vai trò quyết định quan trọng. Với những doanh nghiệp có quy mô vừa và nhỏ thì việc lựa chọn phần mềm du lịch nên tập trung vào yếu tố là cung cấp đầy đủ, tinh gọn các tính năng cơ bản như là phân hệ dành cho sales, điều hành tour, kế toán và quản lý.

Phù hợp với quy mô doanh nghiệp

Còn đối với các doanh nghiệp du lịch có quy mô lớn hơn thì việc lựa chọn phần mềm cũng cần xem xét đến khả năng tùy chỉnh, sự tích hợp một cách linh hoạt để có thể đáp ứng được quy trình và nhu cầu phức tạp hơn. Doanh nghiệp cần xem xét lựa chọn những đơn vị cung cấp ở trong nước bởi sẽ dễ đáp ứng được yêu cầu chỉnh sửa và đào tạo trực tiếp chuyên sâu hơn so với các đơn vị nước ngoài.

#2 Phần mềm du lịch đáp ứng tốt nhu cầu sử dụng

Đáp ứng được hầu hết nhu cầu của doanh nghiệp

Có thể nói phần mềm du lịch hiện nay là cả hệ thống gồm nhiều tính năng khác nhau. Vậy nên để có thể lựa chọn được giải pháp phù hợp nhất thì trước hết cần xác định nhu cầu của doanh nghiệp. Và để làm được điều này thì doanh nghiệp nên tự đặt và trả lời các câu hỏi sau:

• Bạn có đang cần tìm kiếm thêm nhiều khách hàng tiềm năng hay không? Nếu như có thì nên tập trung vào phần mềm quản trị hỗ trợ cho hoạt động thu thập và khai thác dữ liệu người dùng.
• Quy trình bán hàng của doanh nghiệp bạn có hay gặp rắc rối không? Nếu có thì cần tìm phần mềm quản trị mạnh mẽ về phần tác vụ tổng hợp và phân tích dữ liệu. Từ đó có thể tìm ra được nút thắt để tháo gỡ một cách nhanh chóng.
• Có đang cần truy cập và tương tác với dữ liệu khách hàng dễ dàng hơn không? Nếu có hãy tìm phần mềm cung cấp tính năng quản lý quan hệ khách hàng chuyên sâu.
• Có muốn tăng hiệu quả làm việc của các bộ phận với nhau không? Nếu có thì hãy tìm phần mềm có khả năng tự động hóa được nhiều quy trình thủ công.
• Quản lý các nguồn thông tin nhà cung cấp, khách hàng không hiệu quả, thường xuyên nhầm lẫn, mất mát thông tin. Nếu có thì giải pháp dành cho bạn là các phần mềm số hóa dữ liệu thông minh để hỗ trợ lưu trữ, quản lý và truy xuất thông tin được nhanh chóng.

#3 Phần mềm du lịch có chi phí hợp lý

Là chủ của một doanh nghiệp bạn cần xác định rõ ngân sách đầu tư cho phần mềm du lịch là bao nhiêu. từ đó mới có thể lựa chọn được phần mềm và gói dịch vụ phù hợp với nhu cầu thực tế. 

Chi phí hợp lý cho các gói dịch vụ

Khi tham khảo hay là ký hợp đồng mua phần mềm thì bên cạnh chi phí duy trì sử dụng theo tháng thì bạn cần yêu cầu đơn vị cung cấp đầy đủ thông tin về các khoản chi phí có thể phát sinh thêm trong quá trình sử dụng. Chẳng hạn như là phí nâng cấp, phí bảo trì, phí đào tạo sử dụng… Hiện nay thì các gói dịch vụ phần mềm không quá cao bởi sự cạnh tranh và phần lớn nằm ở mô hình hoạt động phần mềm ở dạng dịch vụ. Và thậm chí là doanh nghiệp chỉ cần bỏ chi phí chưa đến một cốc cafe mỗi ngày đã có thể sử dụng được phần mềm du lịch. Nhưng bạn cũng không nên quá ham rẻ mà lựa chọn phần mềm hỗ trợ quá ít tính năng hoặc là giao diện ít linh hoạt. Và cũng đừng nghĩ rằng sản phẩm đắt thì mới tốt mà vung tiền ra trong khi ngân sách của công ty chưa cho phép làm chuyện ấy.

#4 Phần mềm du lịch xây dựng được quy trình điều hành tour khép kín

Quy trình điều hành tour khép kín

Nhà điều hành tour sẽ thực hiện tổ chức, phân công công việc một cách đơn giản, nhanh chóng hơn và dễ dàng theo dõi tình trạng của các dịch vụ của mỗi tour mà mình điều hành. Hơn nữa, quá trình đặt dịch vụ nhàn cung cấp ở trên phần mềm du lịch Nhanh Travel sẽ được thực hiện một cách tự động, giúp rút ngắn được thời gian của công việc, hạn chế được các rủi ro về nhầm lẫn thông tin và kiểm soát được tình trạng đặt dịch vụ.

#5 Phần mềm du lịch lưu trữ database an toàn

Dữ liệu chính là yếu tố “sống còn” của doanh nghiệp. Bởi vậy, với bảo mật chặt chẽ, mọi thông tin khách hàng và đối tác cũng như là lịch sử giao dịch của doanh nghiệp thì đều được phân bổ hợp lý và thông minh ở trong phần mềm du lịch.

Lưu trữ dữ liệu an toàn

Lưu trữ dữ liệu khách hàng chính là điều kiện thuận lợi để doanh nghiệp thực hiện được nhiệm vụ chăm sóc khách hàng, tiếp thị sản phẩm để có thể mở rộng được cơ hội kinh doanh của doanh nghiệp mình.

Tiêu chí lựa chọn phần mềm du lịch tốt

Để lựa chọn phần mềm du lịch tốt bạn có thể tham khảo các tiêu chí sau đây:

Dựa vào năng lực của đơn vị cung cấp phần mềm

Nhìn vào năng lực của đơn vị cung cấp

Bạn hãy đảm bảo rằng đơn vị cung cấp giải pháp phần mềm cho doanh nghiệp du lịch lữ hành là một nhà cung cấp uy tín. Và có thể xét đến một số tiêu chí như:

• Kinh nghiệm và thời gian hoạt động: Phải xem nhà cung cấp đã hoạt động bao lâu trong ngành du lịch và đã phục vụ được bao nhiêu doanh nghiệp. Kinh nghiệm và thời gian hoạt động là yếu tố quan trọng cho thấy được sự ảnh hưởng và uy tín của nhà cung cấp.
• Đánh giá của khách hàng đã sử dụng: Hãy xem xét đánh giá, nhận xét từ các doanh nghiệp du lịch đã sử dụng phần mềm du lịch của nhà cung cấp. Phản hồi và mức độ hài lòng của khách hàng là một trong những chỉ số quan trọng cho thấy được chất lượng dịch vụ sử dụng phần mềm.
• Quy trình làm việc của nhân viên: Bạn có thể đánh giá được mức độ uy tín, chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp dựa trên sự quan sát quy trình làm việc và phục vụ khách hàng ngay từ giai đoạn đầu tiên. Hãy nhìn vào cách họ tư vấn, hỗ trợ và giải đáp khó khăn của khách hàng, việc đó thể hiện được sự chuyên nghiệp và tận tâm hay là không.

Dễ thao tác và sử dụng

Thường mong muốn của nhiều doanh nghiệp khi bắt đầu triển khai phần mềm du lịch là dễ sử dụng và nhanh chóng có thể đưa vào ứng dụng thực tiễn. Nếu không thì chi phí đầu tư ban đầu có thể vượt quá ngân sách hoặc là giảm ROI dự kiến. Thậm chí là nhân viên trực tiếp sử dụng có thể chấp nhận hoặc là đón nhận phần mềm với tinh thần chống đối, chỉ sử dụng một khoảng thời gian và bỏ.

Dễ dàng thao tác và sử dụng

Khi bắt đầu tìm hiểu, nghiên cứu phần mềm du lịch thì bạn cần quan sát giao diện thật kỹ. Hãy trải nghiệm tính năng để xem cách dùng có đơn giản hay không, có mất nhiều thời gian để làm quen và thao tác không, phần mềm có đáp ứng được hết các nhu cầu sử dụng ứng dụng không…

Khả năng mở rộng phần mềm

Dần theo thời gian, chắc chắn hoạt động kinh doanh sẽ thay đổi và doanh nghiệp cần có kế hoạch cho sự phát triển trong tương lai. Vậy nên mà phần mềm du lịch cần có khả năng thích ứng với sự thay đổi đó. Ở đây bao gồm cả việc đáp ứng nhu cầu của nhiều người dùng hơn, nhiều tính năng hơn mà không xảy ra bất cứ sự suy giảm nào về mặt hiệu suất.

Mở rộng được phần mềm

Đặc biệt là với doanh nghiệp đang trên đà phát triển, nếu như một phần mềm không có khả năng mở rộng thì sẽ gây nên nhiều bất lợi ở trong hoạt động kinh doanh, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu suất cũng như là sự phát triển trên thị trường.

Phần mềm du lịch có khả năng tùy chỉnh

Có thể thấy phần mềm du lịch hiện nay là phần mềm thiết kế sẵn phục vụ nhu cầu của phần đông doanh nghiệp. Nhưng nếu doanh nghiệp có quy mô lớn, quy trình hoạt động, nghiệp vụ liên kết giữa các phòng ban phức tạp thì khó mà có phần mềm đóng gói nào đáp ứng được hầu hết nhu cầu của doanh nghiệp.

Có khả năng tùy chỉnh linh hoạt

Tuy nhiên thì để khắc phục được điều này, đã có phần mềm cho phép tùy chỉnh. Chẳng hạn như thêm, bớt trường thông tin, cài đặt thêm tính năng nghiệp vụ chuyên biệt, tích hợp được các hệ thống khác của tổ chức…giúp doanh nghiệp có thể “cá nhân hóa” được phần mềm theo hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Việc tùy chỉnh này sẽ mang đến nhiều lợi ích cho người dùng nhưng tỉ lệ tùy chỉnh thì chỉ nên giới hạn ở mức độ an toàn nhất định để có thể đảm bảo được các tính năng trên phần mềm sẽ không bị rối dẫn đến khó sử dụng.

Bảo mật thông tin và an toàn dữ liệu

Bảo mật thông tin tuyệt đối

Theo như nghiên cứu của các chuyên gia thì thường hay nhấn mạnh con người chính là mắt xích yếu nhất trong chuỗi bảo mật. Chỉ dựa vào công nghệ thì sẽ không bao giờ đủ mà cần nâng cao ý thức của người dùng, cần đề ra chính sách bảo mật và bắt buộc mọi thành viên cần tuân theo. Thông tin dữ liệu khách hàng hoặc nhà cung cấp dịch vụ thường sẽ bị rò rỉ qua đối thủ cạnh tranh, khó quản lý nhất là với những nhân viên cũ. Lựa chọn một phần mềm quản lý có thể lưu trữ được nhiều thông tin về hoạt động kinh doanh, phân quyền rõ ràng, kiểm soát việc xuất dữ liệu chính là yếu tố then chốt giúp doanh nghiệp luôn bảo mật được thông tin của khách hàng.

Chế độ chăm sóc sau bán hàng

Đây cũng là một trong những tiêu chí mà bạn cần lưu tâm tới. Những dịch vụ này đóng vai trò quan trọng trong việc đảm bảo việc bạn sẽ có trải nghiệm sử dụng phần mềm hiệu quả và đáp ứng được nhu cầu về mặt quản trị. Một dịch vụ chăm sóc sau bán hàng chất lượng sẽ gồm sự hỗ trợ kỹ thuật nhanh chóng và chuyên nghiệp để giải quyết được mọi vấn đề phát sinh, đặc biệt là ở trong tình huống khẩn cấp. Cần luôn được cập nhật và sửa lỗi định kỳ để đảm bảo phần mềm luôn đạt hiệu suất tốt nhất.

Chế độ chăm sóc khách hàng tốt

Bên cạnh đó, việc cung cấp hướng dẫn sử dụng chi tiết, tư vấn, hỗ trợ khi tiến hành triển khai và tối ưu hóa phần mềm ở trong hoạt động của doanh nghiệp cũng đóng vai trò quan trọng. Ưu tiên những phần mềm có các công cụ, phương tiện để khách hàng có thể gửi phản hồi, yêu cầu trợ giúp và đề xuất cải tiến một cách đơn giản và nhanh chóng. Dựa trên những yếu tố và tiêu chí trên, bạn có thể đánh giá về mức độ phù hợp về việc triển khai được chất lượng, hiệu quả…Nếu như bạn đang có nhu cầu triển khai phần mềm du lịch cho doanh nghiệp của mình, đừng ngần ngại liên hệ với Nhanh Travel để được tư vấn chi tiết nhé!